Datenschutzerklärung

Stand: 15. September 2026

Mit dieser Erklärung informiert die Universität Bielefeld nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten in der Anwendung VirtualSP verarbeitet werden, wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und welche Rechte Sie haben. Für die Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ und „Auftragsverarbeiter“ gelten die Definitionen in Art. 4 DSGVO.

Sie gilt für die Anwendung, die Sie nach der Anmeldung nutzen, einschließlich ihrer Anmeldeseite und der Vorschau-Umgebung. Für die öffentliche Website virtualsp.de gilt deren eigene Datenschutzerklärung.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist die Universität Bielefeld, eine vom Land Nordrhein-Westfalen getragene, rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts, vertreten durch die Rektorin.

Universität Bielefeld
Universitätsstraße 25
33615 Bielefeld
Telefon: +49 521 106-00
E-Mail: post@uni-bielefeld.de

Fachlich zuständige Stelle

Medizinische Fakultät OWL, Simulation and Communication Lab (SCoLa)
Dr. med. Anja Bittner
E-Mail: anja.bittner@uni-bielefeld.de
Telefon: +49 521 106-67420

Datenschutzbeauftragte

Behördliche Datenschutzbeauftragte der Universität Bielefeld
Postalisch über die Anschrift der Universität
Telefon: +49 521 106-5225
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

2. Grundsätze

VirtualSP ist ein Übungsangebot der Medizinischen Fakultät OWL für die ärztliche Gesprächsführung. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Bereitstellung dieses Angebots in Lehre und Studium und seiner Entwicklung. Rechtsgrundlage ist, soweit unten nichts anderes steht, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) und § 3 Hochschulgesetz Nordrhein-Westfalen (HG NRW). Für Beschäftigte der Universität gilt daneben § 18 DSG NRW.

Die Anwendung setzt keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein, lädt keine Inhalte von Drittanbietern nach und trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Es findet kein Profiling statt. Daten werden nur an die unter Ziffer 7 genannten Dienstleister weitergegeben, und nur, soweit dort beschrieben.

3. Aufruf der Anwendung

Zugriffsdaten

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technisch bedingt Verbindungsdaten: die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, die übertragene Datenmenge, den Statuscode der Antwort und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent). Diese Angaben werden im Systemprotokoll des Servers gespeichert und dienen der Betriebssicherheit, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen. Sie werden nicht mit Ihrem Konto verknüpft und nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Zum Schutz vor Überlastung zählt der Server Anfragen je IP-Adresse für die Dauer einer Minute im Arbeitsspeicher; gespeichert wird davon nichts. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden je Konto gezählt, nicht je Adresse (siehe Ziffer 4).

Cookie und lokaler Speicher

Die Anwendung setzt ein einziges Cookie: das Sitzungscookie „__Host-vsp_session“. Es enthält eine Zufallszeichenfolge, mit der der Server Ihre Anmeldung wiedererkennt, ist vor dem Zugriff durch Skripte geschützt, wird nur verschlüsselt übertragen und erlischt spätestens zwölf Stunden nach der Anmeldung oder mit der Abmeldung. Zusätzlich merkt sich Ihr Browser im lokalen Speicher (localStorage) Ihre Wahl der Sprache („vsp-locale“) und des Farbschemas („vsp-theme“). Diese Einträge verlassen Ihr Gerät nicht.

Beides ist für die Bereitstellung der von Ihnen gewünschten Funktion unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz, TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, und deshalb gibt es keinen Cookie-Hinweis.

4. Konto, Anmeldung und Sitzung

Konten für Lehrende, Forschung, Testende und Administration werden von der Administration der jeweiligen Einrichtung angelegt („lokale Konten“). Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Die Anmeldung von Studierenden über das Anmeldeverfahren ihrer Hochschule ist vorbereitet, aber noch nicht freigeschaltet; diese Erklärung wird vorher ergänzt.

Einladung

Die Administration trägt E-Mail-Adresse, Anzeigename und Rollen der einzuladenden Person ein. Die Person erhält eine E-Mail mit einem Link, der 14 Tage gilt und genau einmal einlösbar ist; über ihn legt sie ihr Kennwort fest. Der Server speichert vom Link nur eine Prüfsumme. Gespeichert werden außerdem, wer eingeladen hat, wann die Einladung eingelöst oder zurückgezogen wurde und in welcher Sprache die E-Mail versandt wurde.

Kontodaten

Anmeldeadresse (E-Mail) und Anzeigename;
Rollen je Einrichtung und, falls vergeben, das Merkmal Plattform-Administration;
eine Kennung (Alias), unter der die Person gegenüber KI-Diensten und in Auswertungen geführt wird; sie wird beim Anlegen des Kontos vergeben;
der selbst gewählte Auftritt im Gespräch — Vorname, Nachname und die Anrede, mit der die Simulationsperson die Person anspricht. Ohne ihn beginnt kein Gespräch; die Anrede ist keine Angabe über die Person, sondern darüber, wie sie angesprochen werden möchte;
das Kennwort ausschließlich als Prüfsumme (Argon2id), nie im Klartext, mit Zeitpunkt der letzten Änderung;
auf Wunsch ein zweiter Faktor: das Geheimnis für die Authenticator-App verschlüsselt gespeichert, die Wiederherstellungscodes nur als Prüfsummen, jeweils mit Vermerk, ob sie verbraucht sind;
die Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche und eine etwaige vorübergehende Sperre (nach fünf Fehlversuchen für 15 Minuten);
für Testende ein Kontingent an Trainingsminuten.

Kennwort vergessen

Auf Anforderung sendet die Anwendung einen Link zum Festlegen eines neuen Kennworts an die Anmeldeadresse. Er gilt eine Stunde und ist einmal einlösbar; gespeichert wird nur seine Prüfsumme. Die Antwort auf die Anforderung ist immer dieselbe, unabhängig davon, ob zu der Adresse ein Konto besteht.

Sitzungen

Nach der Anmeldung führt der Server eine Sitzung: eine Prüfsumme des Sitzungstokens, die Einrichtung, in der Sie angemeldet sind, den Zeitpunkt der Anmeldung und der letzten Aktivität, den Ablaufzeitpunkt sowie eine gekürzte Kennung Ihres Browsers, damit Sie Ihre Sitzungen in den Einstellungen auseinanderhalten können. Die IP-Adresse wird in der Sitzung bewusst nicht gespeichert. Eine Sitzung endet mit der Abmeldung, spätestens nach zwölf Stunden, oder wenn Sie sie in den Einstellungen beenden. Wird einem Konto der Zugang entzogen, enden alle seine Sitzungen sofort.

Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer

Diese Daten sind erforderlich, um Ihnen einen persönlichen Zugang zu geben, Ihre Rolle zu bestimmen und das Konto gegen Missbrauch zu schützen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW und § 3 HG NRW, für Beschäftigte zudem § 18 DSG NRW. Ohne Anmeldeadresse und Kennwort kann kein Zugang bestehen. Kontodaten bleiben gespeichert, solange der Zugang besteht. Ein entzogener Zugang bleibt in der Zugangsverwaltung der Einrichtung als „entzogen“ sichtbar; das Konto wird gelöscht, sobald es für Lehre und Verwaltung nicht mehr benötigt wird, spätestens im Rahmen des Löschkonzepts, das mit der Aufnahme des regulären Betriebs verbindlich wird. Mit dem Konto werden Sitzungen, Einladungen, Kennwortlinks und die Daten des zweiten Faktors gelöscht.

5. Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge

Sicherheitsrelevante und administrative Vorgänge werden in einem Protokoll festgehalten, das nur angefügt und nie geändert wird: erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungen, Sperren, Abmeldungen, das Beenden von Sitzungen, Einladungen und deren Erneuerung, Rückzug und Einlösung, Vergabe und Entzug von Rollen, Entzug von Zugängen, Änderungen am Merkmal Plattform-Administration und an Kontingenten sowie das Anfordern von Kennwortlinks. Ein Eintrag nennt den Vorgang, den Zeitpunkt, die handelnde und gegebenenfalls die betroffene Person und die Einrichtung; bei Einladungen auch die eingeladene Adresse und die Rollen. Kennwörter, Links, Codes und IP-Adressen stehen nie im Protokoll.

Das Protokoll dient der Nachvollziehbarkeit administrativer Entscheidungen und der Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 DSGVO); Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 DSG NRW. Es ist nur der Plattform-Administration zugänglich. Wird ein Konto gelöscht, wird der Verweis auf die Person im Protokoll entfernt; der Eintrag selbst bleibt bestehen. Eine Höchstfrist für die Aufbewahrung wird mit dem Löschkonzept festgelegt.

6. Kurse, Testgespräche und Gesprächslabor

Kurse

Lehrende legen Kurse an. Zu einem Kurs speichert die Anwendung Titel, Beschreibung, Zeitpunkt, den Zustand (Entwurf, läuft, beendet), den Kurscode in verschlüsselter Form sowie die Person, die den Kurs angelegt hat, und die Zeitpunkte von Anlage, Veröffentlichung und Ende. Tritt eine Person einem Kurs bei, wird die Mitgliedschaft mit Beitrittszeitpunkt gespeichert. Kurse sehen alle Lehrenden und die Administration derselben Einrichtung; eine Kursmitgliedschaft sehen die Lehrenden des Kurses. Kursdaten bleiben so lange gespeichert, wie der Kurs für Lehre und Auswertung benötigt wird; beendete Kurse werden archiviert und im Rahmen des Löschkonzepts gelöscht.

Gesprächslabor

Das Gesprächslabor steht nur der Administration offen. Es dient dazu, das Sprachmodell, die Stimmen und die Steuerung der Simulationsperson zu erproben, bevor Trainings für Studierende freigeschaltet werden. Die Nutzung ist freiwillig. Wer ein Gespräch startet, gibt im Browser das Mikrofon frei; die Stimme wird über eine direkte, verschlüsselte Verbindung (WebRTC) vom Browser an OpenAI übertragen, wo das Sprachmodell zuhört und antwortet. Unser Server erhält über eine zweite Verbindung das Transkript des Gesprächs und Ereignisse zum Ablauf, um die Simulationsperson zu steuern und den Verlauf anzuzeigen.

Transkript und Ereignisse hält unser Server nur im Arbeitsspeicher, solange die Sitzung läuft, und verwirft sie eine Minute nach ihrem Ende. Sie werden nicht in der Datenbank gespeichert. Das Serverprotokoll vermerkt den Ablauf einer Laborsitzung (Start, Ende, Delegationen, Fehler), aber keinen gesprochenen Inhalt. Eine Aufzeichnung des Tons findet nicht statt, weder bei uns noch bei OpenAI (siehe Ziffer 7). An OpenAI gelangen Ihre Stimme, das daraus erzeugte Transkript, das Rollenskript der Simulationsperson und die Anweisungen der Steuerung; nicht übermittelt werden Ihr Name, Ihre Anmeldeadresse, Ihre Kennung und die Einrichtung. Was Sie im Gespräch selbst über sich sagen, wird allerdings mit übertragen; nennen Sie im Labor deshalb keine echten Personen und keine eigenen Gesundheitsdaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 HG NRW (Entwicklung eines Lehrangebots); die Mikrofonfreigabe erteilen Sie in Ihrem Browser für jede Sitzung neu und können sie jederzeit widerrufen.

Testgespräche

Lehrende und eingeladene Testpersonen können unter Lehre → Testen ein Szenario im Gespräch mit der Simulationsperson erproben. Das ist kein Training und wird nicht bewertet. Vor jedem Testgespräch legt die Anwendung einen Text darüber vor, was dabei geschieht; ohne Bestätigung startet kein Gespräch. Die Bestätigung speichern wir mit Kontext, Dokument, Fassung und Zeitpunkt, vermerken sie im Protokoll (Ziffer 5) und halten am Gespräch fest, zu welcher Bestätigung es gehört. Stehen daneben freiwillige Einwilligungen, speichern wir auch, wenn Sie sie ablehnen.

Für den Datenfluss gilt dasselbe wie im Gesprächslabor: Ihre Stimme geht direkt vom Browser an OpenAI; unser Server erhält das Transkript nur im Arbeitsspeicher und speichert es nicht; eine Tonaufzeichnung findet nicht statt. Gespeichert wird je Testgespräch eine Buchführung: das Szenario mit Titel und Fassung, die Kennung der Sitzung beim Anbieter, Beginn, Ende, die abgerechneten Sekunden und der Grund des Endes — kein Transkript, kein Audio. Jeder Zugang hat ein Kontingent an Gesprächsminuten; der Verbrauch wird aus dieser Buchführung gezählt. Die Buchführung sieht die Administration der Einrichtung; sie bleibt auch nach dem Entzug eines Zugangs erhalten und wird im Rahmen des Löschkonzepts gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO in Verbindung mit § 3 HG NRW (Erprobung eines Lehrangebots).

Szenarienkatalog

Die Szenarien holt unser Server aus dem Katalog sp-szenarien.de. Dabei werden keine Daten von Nutzenden übertragen; die Fälle selbst sind erfunden und enthalten keine Daten realer Personen.

7. Dienstleister und Empfänger

Hosting

Die Anwendung läuft auf einer virtuellen Maschine der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, im Rechenzentrum Berlin. Die Datenbank ist nur von der Maschine selbst erreichbar; alle Verbindungen nach außen sind verschlüsselt. Von der Datenbank wird täglich eine Sicherung angelegt und sieben Tage aufbewahrt. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bis zum Umzug in die IT der Universität Bielefeld werden auf dieser Maschine keine Daten von Studierenden verarbeitet.

E-Mail-Versand

Einladungen und Kennwortlinks versendet die Anwendung über AhaSend B.V., Willem Fenengastraat 16, 1096 BN Amsterdam, Niederlande, auf Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union. Übermittelt werden Empfängeradresse, Name, Betreff und Inhalt der E-Mail. Öffnungs- und Klickverfolgung sind abgeschaltet. Auf unserem Server wird der Inhalt einer E-Mail nach dem Versand gelöscht; gespeichert bleiben Empfänger, Betreff, Vorlage und der von AhaSend gemeldete Zustellstatus. Mit AhaSend besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Sprachmodell (nur Gesprächslabor)

Für das Gesprächslabor nutzen wir die Programmierschnittstelle von OpenAI; Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland. Die Verarbeitung findet auf Servern in den Vereinigten Staaten statt, also in einem Drittland ohne Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für diesen Anbieter. Grundlage der Übermittlung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag von OpenAI mit den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 Buchstabe c DSGVO); eine Kopie erhalten Sie über die oben genannte fachlich zuständige Stelle. Wir weisen darauf hin, dass in den Vereinigten Staaten ein Zugriff staatlicher Stellen auf die Daten nicht ausgeschlossen werden kann und dass Ihnen dort nicht dieselben Rechtsbehelfe zustehen wie in der Europäischen Union.

Laborsitzungen werden bei OpenAI nicht gespeichert (Einstellung „store: false“); es gibt dort keine Aufzeichnung und keine abrufbare Sitzung. Nach den Angaben von OpenAI werden Ein- und Ausgaben der Schnittstelle bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle aufbewahrt und nicht zum Training von Modellen verwendet. Wir übermitteln OpenAI keine Namen, Kennungen oder Kontaktdaten.

Empfänger innerhalb der Anwendung

Die Administration Ihrer Einrichtung sieht Anmeldeadresse, Anzeigename, Rollen, den Zustand des Zugangs, ob ein zweiter Faktor eingerichtet ist und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Lehrende sehen die Kurse ihrer Einrichtung. Die Plattform-Administration der Universität Bielefeld sieht diese Angaben für alle Einrichtungen. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber der Universität Bielefeld das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), auf Löschung (Art. 17), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO beruht, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an die fachlich zuständige Stelle oder an die Datenschutzbeauftragte (Ziffer 1).

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für die Universität Bielefeld ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: www.ldi.nrw.de

9. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung beschreibt den Stand der Anwendung zum oben genannten Datum. Kommen neue Funktionen hinzu, die personenbezogene Daten verarbeiten, etwa Trainings für Studierende, die Anmeldung über die Hochschule oder Aufzeichnungen von Gesprächen, wird diese Erklärung vor deren Freischaltung ergänzt. Die jeweils geltende Fassung finden Sie an dieser Stelle in der Anwendung.